Factura proforma: significado, datos que contiene y sus usos

La facturación es una parte esencial de la gestión de las finanzas empresariales. Sin embargo, antes de emitir una factura definitiva, en muchas ocasiones resulta útil o incluso necesario entregar un documento previo que detalle los productos o servicios ofrecidos y las condiciones acordadas. Ahí es donde entra en juego la factura proforma.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento de carácter informativo que presenta una estimación detallada de los bienes o servicios que un proveedor tiene la intención de entregar a un cliente. Aunque su formato es casi idéntico al de una factura comercial ordinaria, no tiene valor fiscal ni contable, por lo que no genera obligaciones tributarias ni debe registrarse en los libros contables. En otras palabras, es una especie de borrador de factura, que permite a ambas partes revisar y acordar condiciones antes de formalizar la transacción mediante una factura definitiva.
Este tipo de documento suele incluir los datos del emisor y del cliente, una descripción detallada de los productos o servicios, cantidades, precios unitarios y totales, así como las condiciones de pago. Además, debe especificarse de forma explícita que se trata de una "factura proforma" y que no constituye una factura con validez legal a efectos del IVA ni de otros impuestos.

¿Para qué sirve y cuándo se utiliza una factura proforma?

La utilidad principal de la factura proforma radica en su función como documento previo a la emisión de la factura fiscal definitiva. Resulta especialmente valiosa cuando se desea presentar una oferta formal al cliente sin activar las obligaciones fiscales. Es comúnmente empleada por profesionales independientes, pequeñas empresas y en operaciones de comercio internacional.
Uno de los usos más frecuentes es el de solicitar un pago por adelantado. En estos casos, la emisión de una factura proforma permite al proveedor detallar el importe a abonar, sin tener que declarar ese ingreso hasta que efectivamente se reciba el pago y se emita la factura final. Esto evita asumir de forma anticipada el coste del IVA sobre ingresos todavía no percibidos.
También se utiliza para facilitar al cliente una descripción detallada del trabajo o servicio contratado, con el fin de discutir modificaciones antes de generar el documento fiscal. Al permitir cambios sin necesidad de emitir notas de crédito, se reducen los errores y se agilizan los trámites administrativos. En este sentido, es especialmente útil en la programación de un proyecto complejo como los que llevan a cabo los profesionales formados, por ejemplo, en un Máster en Project Management.
En operaciones internacionales, la factura proforma puede ser requerida para justificar el envío de mercancías ante las autoridades aduaneras, incluso si se trata de regalos, muestras o reparaciones. Es habitual que la factura proforma indique el valor de la mercancía, el motivo de la expedición y los datos del destinatario. Por esta razón, es parte del bagaje técnico que se aprende, por ejemplo, cursando un Máster en Supply Chain Management & Logistics.

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¿Cómo hacer un modelo de factura proforma?

La factura proforma carece de regulación legal directa en España, y se emplea de forma práctica y operativa, basada en costumbre profesional, para:

• Evitar errores antes de emitir la factura fiscal, eliminando la necesidad de rectificaciones posteriores.
• No devengar IVA antes de recibir el pago, ya que este impuesto nace con la factura definitiva.

Por tanto, no existen requisitos legales estrictos sobre el formato. No obstante, este documento suele seguir el mismo esquema que una factura ordinaria, incluyendo los siguientes elementos:

• Identificación del emisor: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección y datos de contacto.
• Identificación del cliente: nombre, NIF/CIF (o número de pasaporte en caso de clientes internacionales), dirección.
• Fecha de emisión.
• Número de referencia propio, distinto del de la serie de facturas oficiales.
• Descripción detallada de los bienes o servicios: unidades, precios, descuentos, impuestos estimados si procede.
• Total calculado.
• Condiciones de pago: forma de pago, plazos, datos bancarios.

Es oportuno que el documento contenga una leyenda clara que indique su carácter no fiscal. Una fórmula común es: "Este documento no tiene validez fiscal. La factura definitiva se emitirá una vez recibido el pago".
Si se emplea en comercio exterior, puede ser útil incluir información adicional como el incoterm, el valor estimado en divisa extranjera, el puerto de embarque y los datos logísticos.

Ejemplos de factura proforma

Imaginemos una agencia de diseño gráfico que emite una factura proforma para un cliente que ha solicitado varios servicios:
Factura proforma Nº 2024-001
Emisor: Creativa Studio S.L., CIF B12345678
Cliente: Juan Pérez, NIF 12345678Z
Fecha: 12/06/2025
Detalle de servicios:

• Diseño de logotipo: 1 unidad × 300 €
• Tarjetas de visita (100 unidades): 100 €
• Dossier corporativo digital: 1 unidad × 250 €

Subtotal: 650 €
IVA estimado (21 %): 136,50 €
Total estimado: 786,50 €
Forma de pago: transferencia bancaria a IBAN ES12 3456 7890 1234 5678 9012
Condiciones: pago del 50 % por adelantado, 50 % al finalizar el proyecto.

Nota: Este documento no tiene validez fiscal. La factura final se emitirá una vez recibido el pago.
Este ejemplo muestra cómo se pueden incluir todos los elementos relevantes sin que el documento implique un compromiso contable o fiscal.

Diferencias entre factura normal y factura proforma

Aunque a simple vista puedan parecer similares, existen diferencias fundamentales entre una factura ordinaria y una proforma. La primera y más importante es su validez legal: la factura ordinaria genera obligaciones fiscales y debe ser registrada en la contabilidad, mientras que la proforma no.
En segundo lugar, la factura comercial representa una transacción completada o en curso, mientras que la proforma es un documento previo, usado para informar, negociar o solicitar pagos anticipados sin efectos tributarios. Además, la numeración de las facturas proforma no debe formar parte de la serie contable oficial.
También difieren en su tratamiento frente al IVA. La factura definitiva hace nacer la obligación de liquidar el impuesto, mientras que en la proforma dicho impuesto se presenta solo a título estimativo. Es decir, emitir una factura proforma no implica devengar IVA.
En definitiva, mientras que la factura comercial es el documento que oficializa la venta de un bien o la prestación de un servicio, la factura proforma funciona como herramienta flexible de comunicación entre proveedor y cliente, muy útil para evitar errores, pactar condiciones y optimizar la gestión previa al cierre definitivo de la operación.
Por todo esto, la factura proforma se ha convertido en una herramienta clave para autónomos, profesionales y empresas que desean ofrecer transparencia, orden y seguridad en el proceso de venta, sin asumir de inmediato las consecuencias fiscales. Con una correcta emisión y un uso inteligente, permite mejorar la relación con el cliente y evitar complicaciones administrativas o contables.