¿Cómo la ofimática facilita la gestión de tareas?

Correo electrónico, documentos que se pueden compartir en equipo, procesadores de texto, programas para preparar presentaciones de proyectos, hojas de cálculo… La ofimática llegó en los 70, con máquinas de imprimir e impresoras, entre otros útiles. En la actualidad, es un concepto que engloba numerosas aplicaciones y herramientas para agilizar el trabajo. 

El término ofimática está completamente normalizado en las sociedades actuales. Este, que viene de la fusión entre las palabras ‘oficina’ e ‘informática’, se conoce desde el último tercio del siglo pasado. Alrededor de la década de los 70, comenzaron a desarrollarse productos y herramientas que trataban de mejorar el rendimiento en las oficinas. Con la llegada de los ordenadores y, posteriormente, de internet, la revolución fue absoluta.

Hoy en día, prácticamente cualquier profesional sabe qué es la ofimática y utiliza soluciones informáticas para desarrollar de forma más ágil y eficiente sus tareas. Hay software para todos los gustos y para cubrir prácticamente cualquier tipo de necesidad, como se verá a continuación. Además, programadores y desarrolladores informáticos siguen avanzando, ofreciendo opciones innovadoras y con el aliciente de que prácticamente todas las propuestas se pueden utilizar en línea, lo que facilita el trabajo en equipo y agiliza el intercambio de avances y encargos.

¿Qué es la ofimática?

Las primeras soluciones de ofimática nacieron para llevar la informatización a las empresas y mejorar así los procesos y el rendimiento de los profesionales. A día de hoy, la ofimática comprende los siguientes desarrollos: 

• Procesadores de texto
• Hojas de cálculo
• Editores de imagen
• Gestores de correo electrónico
• Gestores de bases de datos

Existen programas ampliamente implantados en España y a nivel mundial, como es el caso del paquete de Microsoft Office, que comprende Word (para los textos), Excel (para contabilidad y gestión interna), Outlook (facilita la gestión del correo electrónico) o Access (para bases de datos). Junto a estos, otros muy conocidos, como Google Docs, Adobe Illustrator, Gmail… 

Los hay gratuitos, con funcionalidad limitada, y otros requieren licencia para su instalación y uso profesional.

La mayoría de estas herramientas comparten características clave que explican su utilidad en el entorno laboral:

• Uso sencillo e intuitivo, por lo general. 
• Posibilidad de compartir documentos y archivos en línea. 
• Funcionan tanto con internet como sin conexión a la red, según la capacidad de cada software. 
• Se pueden adaptar a las necesidades específicas del profesional y/o de la empresa. 

Los conocimientos de ofimática se han convertido en un punto de obligado cumplimiento para la mayoría de las compañías que seleccionan personal; de ahí que sea imprescindible conocer al respecto para encontrar trabajo o mejorar la empleabilidad profesional.

¿Para qué sirve la ofimática?

Contar con programas de ofimática en la oficina o a nivel personal en el caso de los profesionales liberales o autónomos, conlleva una serie de beneficios a tener muy en cuenta. Estas son las principales ventajas de apostar por herramientas ofimáticas: 

• Aumento de la productividad e impulso del crecimiento empresarial: se pueden automatizar tareas, ahorrando tiempo en ello, y la rapidez con la que pueden compartirse documentos es clave para impulsar el trabajo colaborativo.
• Fomento del trabajo en equipo: tal y como se refiere en el punto previo, con internet se puede trabajar con documentos compartidos, acceder a carpetas comunes y contar con una serie de utilidades que hacen más ágil la colaboración interprofesional.
• Optimización de la organización de tareas: existen programas específicos para mejorar el rendimiento gracias a un seguimiento eficiente de tareas y proyectos. 
• Incremento de la capacidad de almacenamiento, automatización de búsquedas y gestión de la información de la empresa, de clientes y de productos o servicios. 
• Impulso de la analítica de datos, con todo lo que ello implica. Se puede aprovechar la documentación con la que se cuenta y generar, a partir de ahí, análisis y reflexiones de interés para avanzar hacia nuevas metas. 

Principales herramientas de ofimática

El mercado de la ofimática ha avanzado de manera importante en las últimas décadas. Actualmente, existen numerosas herramientas ofimáticas, por lo que es fundamental destacar algunas de las más utilizadas: 

• Microsoft Word, el procesador de texto más usado en todo el mundo. 
• Microsoft Excel, hoja de cálculo que permite automatizar operaciones matemáticas de gran complejidad y generar gráficas. 
• Microsoft PowerPoint, para realizar presentaciones de proyectos y trabajos. 
• Slideshare, competidor del anterior aunque con menor uso, que facilita la generación de presentaciones a través de un desarrollo online. 
• Microsoft Access, un programa para gestionar bases de datos, que se usa especialmente para inventarios, contabilidad, gestionar clientes, proveedores, etc. 
• Microsoft Outlook, para el correo electrónico. 
• Gmail, la herramienta de Google que gana popularidad por su continua incorporación de nuevas funcionalidades, lo que la convierte en una solución cada vez más completa y versátil.

¿Cómo la ofimática impulsa la productividad laboral?

A lo largo de este artículo se ha hecho referencia a por qué las herramientas ofimáticas supusieron una auténtica revolución en las oficinas de todo el mundo. Las ventajas en cuanto a productividad laboral son numerosas: 

• Mejora el trabajo colaborativo gracias a software que permite a varias personas trabajar simultáneamente sobre un mismo documento. Además, facilita las videoconferencias y las reuniones en línea.
• Automatiza procedimientos rutinarios, ahorrando tiempo en actividades repetitivas. 
• Facilita la gestión del tiempo, con soluciones destinadas a favorecer la concentración y a controlar cuánto tiempo hay que dedicar a cada actividad. 
• Permite analizar resultados, lo que ayuda a agilizar procedimientos, detectar oportunidades de mejora, entre otros. 

En EAE Business School Barcelona se apuesta por formar a los alumnos en este tipo de desarrollos informáticos que facilitan el desempeño profesional. En paralelo, se están impartiendo formaciones muy específicas para conocer en profundidad cómo las principales innovaciones de este primer cuarto de siglo están revolucionando la forma de trabajar. Es el caso del Máster en Inteligencia Artificial & Machine Learning for Business, que aborda los aspectos técnicos detrás de sistemas inteligentes, la gestión de datos y las plataformas de desarrollo, entre otros.