Cómo organizar un evento sostenible: guía para reducir el impacto ambiental

Los eventos diseñados para tener un impacto reducido en el medio ambiente, las personas y la comunidad existen y se están extendiendo, convirtiéndose en un sector económico propio. Vamos a descubrir qué es un evento sostenible y cómo se organiza, comenzando por la definición y presentando sus características y ejemplos

¿Qué es un evento sostenible?

Un evento sostenible está diseñado, planificado y realizado para minimizar su impacto sobre el medio ambiente, la comunidad en la que se lleva a cabo y las personas que participan o que, directa o indirectamente, están involucradas. La gestión adecuada de los recursos antes, durante y después del evento es uno de los aspectos fundamentales que los organizadores de eventos sostenibles deben considerar. Esta se refiere principalmente a los recursos ambientales, evaluando, por ejemplo:

• El consumo energético: Quienes organizan un evento sostenible pueden optar por fuentes de energía renovable o de bajas emisiones, como alquilar paneles fotovoltaicos o utilizar iluminación LED.
• La reducción del plástico: Varios eventos hoy en día buscan limitar el uso del plástico, eligiendo platos y utensilios biodegradables, por ejemplo. En algunos festivales musicales se adoptan verdaderos 'Protocolos de sostenibilidad’, que incluyen, por ejemplo, la entrega de botellas reutilizables a los participantes para rellenarlas en dispensadores de agua.
• La gestión de residuos: Los participantes cuentan con indicaciones claras y áreas dedicadas a la correcta gestión de los residuos, confiando también en empresas con buenas prácticas reconocidas en temas de reciclaje. Cada participante en una simple conferencia produce casi dos kilos de residuos al día, según datos publicados por MeetGreen.
• La elección de equipos, materiales y soportes: Reducir o eliminar el papel, incluso en la fase de envío de invitaciones o gestión de entradas, usar proyecciones y códigos QR, y colocar baños químicos son actividades para hacer un evento más sostenible.
• La atención a la salud de operadores y participantes: Evitar el uso de sustancias contaminantes y dañinas, por ejemplo, durante las operaciones de limpieza.

Sin embargo, hay otros elementos a considerar para que un evento sea realmente sostenible. Por ejemplo, es fundamental evaluar el impacto de la manifestación en la comunidad local donde se realiza. Los eventos sostenibles, de hecho, involucran, en la medida de lo posible, a proveedores, profesionales y trabajadores locales, para generar crecimiento en el territorio y disminuir las emisiones relacionadas con el transporte y la logística. Además, incentivan el uso del transporte público para afectar lo menos posible al tráfico y los desplazamientos, incluso activando formas de colaboración con entidades públicas y municipales. Finalmente, no dejan huella después de su conclusión.

¿Cómo hacer un evento sostenible?

Hay muchos aspectos que evaluar para organizar un evento sostenible. No basta con usar pajitas de papel para definirse un evento sostenible, y es fácil caer en la trampa del greenwashing, tanto como público como, de buena fe, como organizadores. Además de seguir los principios expuestos anteriormente, es necesario seguir algunos criterios y estrategias generales que solo se aprenden mediante la práctica en el campo o asistiendo, por ejemplo, a un  Máster en dirección y organización de eventos. He aquí algunas pautas generales:

• Enfoque de ciclo de vida: La organización del evento debe tener en cuenta todos los aspectos de su ciclo de vida, desde la planificación hasta la ejecución y el cierre. En esencia, se trata de examinar en detalle todas las fases del evento para comprender cómo intervenir para reducir su impacto ambiental y social. Este tipo de enfoque también ayuda a gestionar y evaluar el rendimiento, midiendo cuántos recursos se han utilizado y, en consecuencia, los resultados alcanzados en términos de sostenibilidad.

• Criterios de selección de proveedores: Por lo general, quienes organizan eventos sostenibles adoptan un enfoque ‘más allá de lo común’ en la elección de proveedores. Esto significa que la selección se hará no sólo en función de criterios de rendimiento en la prestación de servicios y en el suministro de materiales, maquinaria y tecnología. También se evaluarán sus buenas prácticas de gestión ambiental y sostenibilidad social, así como las relaciones con los recursos humanos.

• Comunicación: Tanto el equipo organizador como los participantes y otros actores involucrados, desde los proveedores hasta los patrocinadores, deben conocer los objetivos de sostenibilidad del evento. La adopción de una comunicación eficaz es fundamental para garantizar que todos adopten comportamientos y actitudes orientados hacia una mayor sostenibilidad.

• Transparencia: Los eventos sostenibles deben gestionarse de manera transparente, utilizando indicadores de monitoreo que puedan ser fácilmente verificados por expertos externos en el sector, así como por los propios participantes. La adopción de estándares internacionales para la evaluación de la sostenibilidad de los eventos puede asegurar una mejor medición de los resultados y una mayor coherencia en las acciones de mejora.

Ejemplos de eventos sostenibles: buenas prácticas y casos de éxito

>El sector de los eventos sostenibles ya no es solo una tendencia, sino un sector económico consolidado. Existen numerosos ejemplos demostrando que es posible organizar eventos exitosos, incluso con muchos participantes, prestando atención al medio ambiente y a las personas. Muchos artistas, entre ellos, recientemente, Coldplay, Pearl Jam o Harry Styles, han comenzado a tomar conciencia del impacto que generan sus conciertos y han decidido tomar medidas para reducirlo.

Además de las iniciativas de la industria musical, también hay ejemplos de eventos sostenibles en el mundo de los congresos y ferias. Uno de ellos es el Congreso CIBJO de cero emisiones, organizado por primera vez en 2019 en Baréin. El evento, dedicado a la industria de la joyería, utilizó una serie de estrategias de bajo impacto ambiental, como el abastecimiento de energía mediante paneles fotovoltaicos y el uso de medios de transporte ecológicos. La organización también estableció un sistema de certificación sostenible para los expositores, ofreciendo incentivos asociados para promover buenas prácticas en el sector joyero, durante el evento y más allá.

Muchos otros ejemplos de eventos sostenibles están ganando reconocimiento en todo el mundo, como el Croissant Neuf Summer Party en Gales, comprometido a reducir la huella de carbono al ofrecer solo comida orgánica, promover el uso de bicicletas o adoptar soluciones energéticas verdes. También se puede mencionar el Maratón de Nueva York, que ha intensificado los esfuerzos para reducir el desperdicio de alimentos y los residuos en general; o el Festival de Agricultores de Nueva Inglaterra, uno de los mayores eventos del sector en Estados Unidos, que ha creado un sistema de compostaje específico para reducir el impacto ambiental de los residuos alimentarios y reutilizarlos en los cultivos. Además, la industria del turismo también se está abriendo a la sostenibilidad, organizando viajes y tours sostenibles.