¿Qué significa webinar y cómo hacer uno?
En un mundo cada vez más digital, el webinar - webinario o seminario web en español - se ha consolidado como uno de los formatos con mayor impacto en marketing y comunicación. Son una oportunidad de oro para conectar con la audiencia, establecer una relación directa y generar confianza a través de contenido de valor. Se trata de encuentros en línea, generalmente formativos o informativos, que permiten a las marcas interactuar en tiempo real con su comunidad. ¿En qué consiste exactamente? ¿Para qué sirve? ¿Cómo poner uno en marcha?
¿Qué es y para qué sirve un webinar?
En pocas palabras, un webinar es un cara a cara entre la marca y su público. Con más precisión, el término webinar proviene de la unión de las palabras inglesas “web” y “seminar”, y define con exactitud su esencia: una presentación o conferencia transmitida por internet, que puede incluir desde clases en vivo hasta demostraciones de productos, entrevistas o paneles de expertos. Lo interesante es que, más allá del contenido, lo que se construye a través de un webinar es un canal directo y sin intermediarios con el público objetivo.
Por esta razón, esta herramienta se ha vuelto imprescindible para presentar productos o servicios, fidelizar clientes, captar leads cualificados, o incluso posicionarse como referente en un determinado sector. Además, cuando los webinars se integran en un buen plan de marketing, permiten mejorar notablemente la visibilidad y reputación de una marca. En sectores como el tecnológico, educativo o de consultoría, su uso es ya habitual y creciente.
En resumen, los beneficios de un webinar incluyen el refuerzo de la identidad corporativa, el aumento del engagement, la generación de nuevas oportunidades de negocio y la consolidación del liderazgo en el mercado.
Tipos de webinars y qué plataformas usar en cada caso
Eso sí, no todos los webinars son iguales. La elección del tipo adecuado depende del objetivo, la audiencia y el nivel de interacción deseado. Y las plataformas webinar son varias.
Los webinars en vivo son los más comunes. Se transmiten en tiempo real y permiten una interacción dinámica con los asistentes. Son perfectos para lanzamientos, formaciones abiertas o sesiones de preguntas y respuestas. Plataformas como Zoom, Google Meet o Webex destacan por su fiabilidad en este tipo de encuentros.
Por otro lado, los webinars automatizados o pregrabados se diseñan con antelación y se emiten en horarios programados o a demanda. Esto permite escalar esfuerzos sin necesidad de presencia constante del ponente. Son ideales para academias online, embudos de venta o contenidos evergreen. EverWebinar y Demio son herramientas destacadas para gestionarlos.
Una opción intermedia es el formato Just-in-Time (JIT), que ofrece al usuario la posibilidad de acceder a una supuesta emisión “en directo” inmediatamente después de registrarse. Se genera una sensación de urgencia y personalización que mejora las tasas de conversión. Plataformas como StealthSeminar o EasyWebinar permiten activar este tipo de formato.
Elegir la herramienta correcta es tan importante como el contenido mismo. Debe garantizar estabilidad, buena experiencia de usuario y opciones de personalización.
¿Cómo hacer un webinar?
Organizar un webinar requiere planificación, criterio y herramientas adecuadas. Lo primero es definir el objetivo: puede ser educativo, promocional o relacional. Con base en eso, se adapta el formato, el lenguaje y el contenido.
Conocer a la audiencia es otro punto esencial. No es lo mismo dirigirse a profesionales de un sector específico que a potenciales clientes finales. El tono, la profundidad y el enfoque deben estar alineados con sus expectativas.
Elegida la plataforma (Zoom, Demio, WebinarJam, etc.), es importante preparar el entorno técnico: iluminación, cámara, conexión estable y un guion que sirva de estructura narrativa. Un webinar mal ejecutado puede generar rechazo y dañar la imagen de marca, por lo que no se deben dejar cabos sueltos.
La promoción también es clave. Puede hacerse a través de redes sociales, email marketing, banners en sitios web o incluso campañas pagadas. En todos los casos, es útil centralizar las inscripciones en una landing page diseñada para captar leads.
Tras el evento, es recomendable enviar una encuesta de satisfacción, agradecer la participación y ofrecer contenidos adicionales. Este seguimiento puede marcar la diferencia entre un contacto frío y un futuro cliente fiel.
Pasos clave para organizar un webinar exitoso
Por lo tanto, está claro que poner en marcha un webinar requiere de una organización muy cuidada. Lo fundamental es tener claro el objetivo y, con base en ello, ir avanzando paso a paso en la puesta en marcha de este tipo de encuentros online. Para organizar un webinar exitoso, se recomienda seguir unos pasos clave, que podemos resumir así:
- Decidir el contenido del encuentro.
- Elegir cómo se difundirá: si se publicará en abierto o se enviarán invitaciones vía e-mail o redes sociales a usuarios interesados.
- Implementar acciones de marketing para promover este webinar y darlo a conocer.
- Establecer cómo funcionará el acceso: si será en abierto, o previo registro a través de una landing page creada al efecto, etc.
- Es recomendable grabar el evento para, a posteriori, analizar posibles mejoras de cara al futuro.
- Definir el formato: entrevista, panel de expertos, presentación de productos o servicios, dinámica de preguntas y respuestas.
- Contar con un sistema de comunicación con la audiencia: bien vía chat, o según se considere más efectivo.
- Contar con ciertos márgenes de error, especialmente las primeras veces.
Aunque los webinars pueden parecer relativamente sencillos de organizar, requieren de una serie de aspectos básicos a cumplir. De esta y de otras estrategias de marketing es importante que sepan los profesionales que desempeñan su labor en el mundo de la comunicación, de ahí que en centros como EAE Business School Barcelona se incluya tanto esta como otras iniciativas afines en programas como el Máster en Organización de Eventos o el Grado en Marketing y Comunicación Digital. Las perspectivas laborales vinculadas al marketing digital son cada vez más interesantes. En dicho contexto, los seminarios virtuales, además de reportar beneficios para los emisores, se consolidan como una herramienta clave dentro de las estrategias de marketing y comunicación.
