Cómo crear un Briefing paso a paso

Antes de comenzar cualquier proyecto o campaña, es fundamental tener claro qué se quiere lograr y cómo hacerlo. El briefing es la herramienta que recoge toda esta información de forma estructurada, facilitando la comunicación entre los equipos y estableciendo una hoja de ruta clara. Contar con un buen briefing permite ahorrar tiempo, evitar malentendidos y garantizar que todos trabajen con un objetivo común, algo esencial para el éxito en cualquier área profesional.

¿Qué es un briefing y para qué sirve?

Un briefing, también llamado informe inicial o documento de planificación, es un resumen esencial que recoge toda la información necesaria para desarrollar un proyecto de forma ordenada. En el ámbito empresarial, es relevante porque asegura que todos los equipos compartan una misma visión y objetivos, reduciendo riesgos y errores. Por eso, es una pieza clave dentro de cualquier estrategia de comunicación que busca maximizar la efectividad de las acciones.
Este documento actúa como un mapa que guía el proceso creativo, técnico y estratégico, alineando esfuerzos hacia un objetivo común. Sin un briefing claro, los proyectos pueden desviarse o perder eficacia. Grandes campañas globales, como las de Nike o Coca-Cola, han utilizado briefings para adaptar mensajes manteniendo coherencia y éxito localmente. 
El briefing es especialmente utilizado en el mundo del marketing y la comunicación, donde cumple una serie de objetivos muy relevantes:

1. Recoge las líneas maestras para llegar a un objetivo.
2. Determina la meta a conseguir. 
3. Estructura el paso a paso para ser especialmente resolutivos y productivos. 
4. Mejor focalización del trabajo.
5. Transmite la esencia de un proyecto, de una estrategia.
6. Herramienta versátil, pues se puede adaptar en función del perfil de las personas a las que se dirige: personas que van a participar en una iniciativa en concreto, inversores que buscan ideas en las que apostar, transmitir a los directivos en qué se está enfocando la tarea, etc. 

Son varias las ventajas que se pueden deducir de estas funcionalidades del briefing. Concretamente, se pueden destacar tres grandes pros de utilizar esta herramienta de cara a equipos de marketing: 

• Facilita el trabajo en equipo, pues detalla objetivos y procesos a seguir. 
• Optimiza los recursos que se destinan a un proyecto y los tiempos que requiere para su desarrollo, pues genera una suerte de esquema para seguir. 
• Mejora la toma de decisiones: al recoger las líneas maestras, es más sencillo detectar hacia dónde es mejor dirigir las siguientes acciones. 

Tener formación especializada, como un Máster en Dirección de Marketing o un Máster en Marketing y Gestión Comercial, facilita la comprensión y creación de estos documentos.

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Tipos de briefing

Existen varios tipos de briefing que se adaptan a las necesidades específicas de cada proyecto o campaña:

• Briefing creativo: orientado a agencias y equipos creativos para definir conceptos, mensajes y el tono de la campaña. Es fundamental en proyectos publicitarios o de branding donde se busca innovar y captar la atención del público.
• Briefing técnico: se enfoca en los aspectos técnicos y operativos, especificando requerimientos, limitaciones y funcionalidades para equipos de desarrollo, diseño o producción. Es esencial para evitar errores técnicos y asegurar que el producto final cumpla con los estándares.
• Briefing estratégico: concentra los objetivos generales del proyecto, análisis del mercado, público objetivo y KPIs para medir resultados. Es útil para la planificación a largo plazo y para alinear la estrategia con los objetivos de negocio.
• Briefing de producto: detalla las características, beneficios y posicionamiento del producto o servicio que se va a comunicar o lanzar al mercado.

Cada tipo cumple una función clave dentro del proceso global, y muchas veces se combinan para lograr un briefing completo y efectivo. La elección del tipo adecuado de briefing depende del contexto del proyecto y del objetivo que se desea alcanzar.

¿Cuáles son las partes de un briefing?

Un briefing útil debe responder a preguntas clave que ayuden a comprender el contexto y los objetivos del proyecto. A continuación, se detallan las partes esenciales con ejemplos prácticos que pueden serte de utilidad, especialmente si buscas integrarlo dentro de un plan de comunicación sólido:

• Información de contexto
  En esta sección se ofrece una descripción clara del proyecto y la empresa, para que los participantes comprendan el entorno. Por ejemplo, es importante responder a preguntas como: ¿Cuál es la historia de la empresa? ¿Por qué se inicia este proyecto? ¿Qué necesidades comerciales o feedback de clientes motivaron esta iniciativa? ¿Existen proyectos previos relacionados y qué aprendizajes aportan? Este contexto será vital para la correcta ejecución de la campaña.
• Metas del proyecto y métricas de éxito
  Aquí se establecen objetivos concretos y medibles, que mantienen a los equipos alineados y motivados. Por ejemplo, incrementar las ventas en un 20 % o aumentar la visibilidad en redes sociales en un 30 %. Además, se definen los KPIs que permitirán evaluar los resultados.
• Público objetivo
  Se describe el perfil de los destinatarios o consumidores finales, como la edad, género, ubicación, intereses y necesidades. Por ejemplo: mujeres de 25 a 40 años interesadas en moda sostenible.
• Mensaje principal
  El núcleo del mensaje o propuesta que debe llegar al público, definiendo qué queremos que recuerden o hagan, por ejemplo: “Nuestro producto es ecológico y accesible”.
• Canales y formatos
  Dónde y cómo se difundirá el contenido, por ejemplo: redes sociales, email marketing o publicidad tradicional. 
• Cronograma y entregables
  Fechas clave, plazos y responsables para cada fase del proyecto.
• Presupuesto
  Recursos económicos asignados y limitaciones.
• Equipo y roles
  Quiénes participan y cuáles son sus responsabilidades.

Ejemplos de briefing paso a paso

Un briefing efectivo incluye varios elementos clave y su elaboración se puede organizar en diferentes pasos. Además, es recomendable utilizar listas, enlaces a otros documentos o imágenes cuando sea necesario para facilitar la comprensión.
A continuación, te mostramos cómo crear un briefing desde cero:

Durante todo el proceso de creación y ejecución del briefing, es fundamental contar con una formación sólida y conocimientos actualizados en diversas áreas relacionadas. Un programa como el Máster en Marketing Digital & Growth Hacking ofrece herramientas clave para diseñar estrategias efectivas y comprender la importancia de elaborar documentos claros y completos como el briefing. Además, una correcta planificación y coordinación en las distintas fases del proyecto son esenciales para alcanzar los objetivos empresariales con éxito.