¿Qué es un Project Manager y qué funciones tiene?

La rápida evolución digital ha transformado profundamente la gestión de las actividades empresariales y su forma de trabajar. De estructuras estáticas y rígidamente organizadas, las empresas han evolucionado hacia entidades flexibles, granulares y modulares. En este contexto dinámico, el papel coordinador del project manager (PM) ha adquirido una importancia creciente. Pero, exactamente, ¿qué es un project manager?

¿Qué es un project manager?

El project manager, también conocido como director de proyectos, es la figura encargada de iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto, utilizando varias técnicas de gestión. Esta figura juega un papel crucial dentro de las empresas modernas, ya que debe traducir las solicitudes de los clientes o terceras partes en un proyecto concreto. Y, por supuesto, debe asegurar los resultados deseados respetando tiempos, costes y calidad.

Por tanto, es esa figura que interactúa diariamente con otras empresas, organizaciones o individuos, tratando de traducirles el proyecto y concretarlo. Descubrir qué es un project manager significa descubrir también una figura que ocupa el centro de una constelación de procesos y relaciones. Se trata de un profesional que organiza, planifica y ejecuta proyectos respetando las limitaciones presupuestarias y de calendario. 

Pero no solo esto, los PMs lideran equipos completos, definen los objetivos del proyecto, se comunican con las partes interesadas (normalmente clientes y la alta dirección) e identifican las habilidades laborales necesarias para completar las actividades asignadas de la mejor manera posible, fuera y dentro de la empresa. Coordinan recursos, procesos y personas en función de resultados concretos. 

¿Qué funciones tiene un project manager?

El trabajo del project manager consiste en localizar, seleccionar y poner en valor común diferentes conocimientos y departamentos. Independientemente de la naturaleza del proyecto, ya sea una campaña de marketing, la construcción de un edificio o el desarrollo de un sistema informático, el PM es el principal responsable de su éxito o fracaso. Por este motivo, las habilidades requeridas son heterogéneas y deben abarcar desde una sólida base cultural hasta una amplia gama de experiencias profesionales prácticas.

La capacidad de aplicar el enfoque adecuado a cada proyecto, establecer relaciones de trabajo efectivas e identificar las palancas para dirigir y motivar al equipo son esenciales para entender quién es un project manager y, sobre todo, para poder definirse como tal. Comprender y aplicar las mejores prácticas y herramientas de gestión de riesgos, gestionar las comunicaciones y garantizar el control de calidad son habilidades igualmente indispensables.

Para desarrollar y mantener una hoja de ruta y cumplir con los planes acordados para la ejecución de cada fase, el project manager debe comprender y aplicar las mejores prácticas y herramientas de gestión de riesgos. Debe adaptar el conocimiento especializado a circunstancias específicas y orquestar el despliegue de recursos físicos y financieros para superar las distintas etapas. Tiene que construir y fomentar una comunicación efectiva con los demás roles involucrados en el proyecto mediante la aplicación e intercambio de principios y procesos de gestión de calidad.

El ciclo de vida de un proyecto incluye cuatro fases: inicio, planificación, ejecución y cierre. Durante estas fases, el PM define el alcance, gestiona el presupuesto, monitorea el progreso y gestiona los recursos, incluidos equipos y colaboradores temporales. Además de las habilidades técnicas adquiridas a través de la formación, existen cinco soft skills que contribuyen al éxito de un project manager en el tiempo. Estas son: liderazgo, comunicación, organización, pensamiento crítico y una dosis de ligereza y humor para afrontar los retos con actitud positiva.

¿Qué hace un project manager en su día a día?

Durante su jornada laboral, el project manager realiza diversas actividades, entre ellas participar en reuniones sobre génesis y avance del proyecto, definir objetivos, supervisar al equipo, comprobar el progreso y gestionar las relaciones con clientes, proveedores y colaboradores. La gestión de los problemas operativos, organizativos, logísticos y de comunicación forma parte integral de su función, así como garantizar la calidad del resultado final. Esta es una lista (parcial) de lo que hace un project manager en su día a día.

• Convocar o participar en reuniones presenciales u online sobre génesis, objetivos y avances del proyecto
• Definir objetivos y resultados de la iniciativa.
• Motivar adecuadamente a todas las personas involucradas.
• Supervisar las actividades del equipo del proyecto.
• Comprobar constantemente el progreso de la iniciativa.
• Corregir el tiro en caso de que los resultados se desvíen significativamente de los objetivos establecidos.
• Dirigir todas las fases del proyecto.
• Gestionar las relaciones con los clientes.
• Gestionar las relaciones con proveedores, colaboradores y consultores externos.
• Coordinar todos los recursos (internos y externos) involucrados.
• Definir el presupuesto de gastos.
• Gestionar los gastos de acuerdo con el presupuesto definido.
• Monitorear el correcto flujo de ingresos.
• Gestionar cualquier fricción dentro del equipo.
• Gestionar y resolver rápidamente cualquier problema (operativo, organizativo, logístico, de comunicación…)
• Asegurar la calidad del resultado (producción del proyecto).

Para facilitar la gestión de tareas, el PM puede hacer uso de varias herramientas, como diagramas de Gantt para la planificación, estructura de desglose del trabajo para organizar las tareas, diagramas de red para resaltar las interacciones en el proyecto y tableros Kanban para la gestión visual de las actividades. La matriz de riesgos es un enfoque crucial para evaluar y gestionar los riesgos potenciales del proyecto.

Consigue trabajo en el project management: posibles preguntas de entrevista para un rol de project manager

Una vez entendido qué es un project manager y qué hace durante su trabajo, veamos cómo encontrar trabajo de ello. Estas son algunas de las preguntas más frecuentes en una entrevista para un puesto de project manager.

• ¿Qué es un proyecto?
• ¿Qué habilidades debería tener un project manager en tu opinión?
• ¿En cuántos y en qué proyectos has trabajado en tus experiencias profesionales anteriores?
• ¿Cómo comenzarías un nuevo proyecto?
• ¿Qué herramientas utilizas?
• ¿Cómo definirías tu enfoque hacia los clientes?
• Si un cliente no está satisfecho con el proyecto terminado, ¿qué se hace? ¿Te ha pasado alguna vez?
• Describir los detalles del ciclo de vida de un proyecto.
• ¿Qué proyectos no te gustaría gestionar?
• ¿Qué importancia tiene para un project manager ser proactivo?

La preparación para una entrevista de trabajo es fundamental. Las preguntas pueden referirse a la definición de un proyecto, las habilidades requeridas, las experiencias pasadas, el enfoque para gestionar nuevos proyectos, las herramientas utilizadas, las relaciones con los clientes y la gestión de situaciones de insatisfacción. Responder exhaustivamente y aportar ejemplos concretos puede marcar la diferencia a la hora de encontrar trabajo como project manager.

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